ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir, hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores ya que determina como usamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos.

¿Qué es la administración del tiempo?

Es hacer el mejor uso del tiempo para asegurar el logro de nuestras metas, lo que se verá reflejado en mayor satisfacción personal y a su vez en la percepción de las capacidades personales.
La administración del tiempo requiere la capacidad para establecer y priorizar metas tomando en cuenta las habilidades personales, así como las debilidades, los intereses personales, la motivación, las circunstancias particulares y exigencias de una actividad, entre otros aspectos.
Me han salido varias propuestas, ofertas de trabajo y sencillamente creo que estoy apunto de un desorden completo. Como es bien sabido es difícil tener el control y ser uno mismo su propio jefe.
Veamos, encontré ciertos puntos que me parecen interesantes en relación a administración del tiempo y los pondremos en practica o al menos estar lo más cerca posible para no errar en este proyecto que he decido iniciar.

Administración del tiempo en una organización

En caso de una organización esta centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la organización en la cual trabajamos en ese sentido debemos partir de los objetivos que tiene nuestra organización y elaborar un plan que contribuya a dicho objetivo, el problema en una organización son los ladrones del tiempo, aquello que te quitan el tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplir tu plan.

Ladrones del tiempo

Evitar caer en perfeccionismo
Aprender a decir que no
Evitar distracción
Hay que aprender a delegar
Sea puntual y exija puntualidad
Eliminar sentimiento inútiles
Aprender a ir al grano
Hacer un buen manejo de reunión
Evitar los conflicto
Uso del tiempo muerto








Conducción de una reunión efectiva


Condiciones generales
Cada reunión tiene un objetivo y la labor del líder es alcanzar el objetivo. Algunas veces es una tarea difícil que requiere que el líder tenga que utilizar sombreros deferentes, cuando la reunión finaliza todo el participante debe tener una percepción que los objetivos se han logrado.

Iniciación de la reunión
El primer paso es establecer una atmósfera amigable, saludando a los participantes cuando esto llegue, reservar la bienvenida hasta que tenga la atención completa del grupo después de darle loa bienvenida al grupo, póngalo al día en el tópico y revise el problema que se va tratar incluyendo porque se formo y porque es importante y finalmente exprese en forma detenida y enfática el propósito de la reunión.

Liderando una reunión
Como líder, su responsabilidad personal es lograr las metas de la reunión lo mas pronto posible la tarea mas básica es lograr que la reunión se mantenga en tema.


Problema y situaciones comunes con el grupo

Situaciones en grupo

No importa que también se plantee la reunión, siempre existirá el potencial que se presenten ciertos con el grupo, mientras que la colegadas tardes interrumpe y distraen durante corto tiempo, loa reunión puede fracasar si el grupo no esta de acuerdo con las ideas.

Situaciones comunes con los individuos

Los individuo0 del grupo pueden exhibir unos de los siguientes comportamientos:

Demasiado argumento
Hablan demasiado
Muy colaboradores
Choque de personalidades

Participación en la reunión

Cuando la reunión comienza usted debe conocer su propósito y cual es su papel en lograr este propósito,
Debe preparar la información necesaria, si tiene una pregunta o duda debe hacerla a la organización.





Algunos puntos que encontré en relación al tema:

• Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.
• Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.
• Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.
• Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.
Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:
• Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
• Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
• Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
• El tiempo del ejecutivo rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
• Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
• El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
• El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los ejecutivos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
• Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
• No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
• El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
• Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
• Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.• Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
• El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
• El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Las características del tiempo son:

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.


Principio básicos para la administración del tiempo

Lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.
El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.
Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.
El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.
El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.
Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.
No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.
El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.
Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.
El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.
El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales






Gráfico de la Matriz de Manejo del Tiempo


Urgente
No Urgente


Importante
Cuadrante 1:
Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Fechas Límites, Problemas Acuciantes.
Cuadrante 2:
Planificación, Visión, Valores, Preparación, Recreación verdadera.

No Importante
Cuadrante 3:
Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.
Cuadrante 4:
Actividades de Evasión, Trivialidades, Pérdidas de Tiempo.

Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente

Característica de un emprendedor que administra eficientemente el tiempo

Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.
Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo más corto.
Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.
Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.
Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.
Administrar el tiempo eficazmente, es un "Don", que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.











INTRODUCCIÓN
La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible
Este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber administrar En el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida















Conclusión

Después de haber analizado varios aspectos importantes sobre lo que definimos que es la administración del tiempos podemos concluir que es una herramienta muy importante en la vida de todas las personas y que debemos usar correctamente para no desperdiciarlo, pues el tiempo es irrecuperable y debe dársele el mejor uso; por lo que se recomienda establecer prioridades, el tiempo esta sujeto a modificaciones en nuestra vida diaria, a su vez esta clasificado en dos categorías; lo importante y lo urgente por esto es recomendable decidir cual actividad va a realizar durante el día para así dar el uso necesario al mismo sin descuidar los objetivos.